Service

Le service numérique Paris Subventions

Mise à jour le 19/09/2023

Sommaire

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Paris Subventions est le nouveau service numérique de dépôt et de suivi des demandes de subvention de la Ville de Paris. Ouvert en juin, une seconde version a été mise en service le 15 septembre 2023. Elle a complété ses fonctionnalités en vue de la campagne de dépôt des demandes de subventions 2024 qui a ouvert le 18 septembre et se clôturera le 30 novembre.

Accessibilité du service numérique

Le service numérique est en cours d'audit sur son accessibilité.

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Comment accéder à Paris Subventions

Vous devez d'abord créer votre espace sur Paris Asso en fournissant les informations demandées.

Paris Asso

Ensuite faites votre demande de subvention :

Vous vous connectez à Paris Asso
Dans le bloc "Subventions", cliquez sur le le bouton "Déposer ou suivre une demande"

Si ce bouton est grisé, vous devez mettre à jour votre espace dans Paris Asso :

si vous voyez "à compléter", vous devez ajouter vos statuts, la liste des dirigeants de l'association et le dernier récépissé délivré par la Préfecture en cliquant sur le bouton 'documents'.
Si vous voyez "à actualiser", vous devez actualiser vos informations ou les confirmer en cliquant sur le bouton 'Mon asso'

Affichage du statut 'A actualiser' d'un compte Paris Asso

Le numéro SIRET est obligatoire pour demander une subvention

La transmission de cette information conditionne le versement de la subvention demandée à la Ville de Paris, si celle-ci est accordée à votre association. Elle est par conséquent requise pour utiliser le service Subvention.
Votre numéro SIRET est automatiquement ajouté à votre compte par Paris Asso, qui le récupère de la base de données de l’État. Si ce n’est pas le cas, suivez la procédure.

Si vous n’avez pas de n° SIRET, vous devez en faire la demande auprès de l’INSEE via Le compteAsso (vous cocherez la case demande de subvention).
Une fois l'attribution du numéro par l'INSEE, après avoir accédé à vos informations dans Paris Asso via l'onglet « Mon Asso » , il s'affichera automatiquement dans les informations statutaires de votre espace.

La campagne de subventions 2024 ouvrira en septembre

La campagne de dépôt des demandes au titre du budget 2023 est close. Les demandes de subvention au titre du budget 2024 sont à déposer à compter du 18 septembre. Nous vous invitons à vous inscrire à la lettre d'informations sur la page d'accueil du service Paris Subventions pour recevoir toutes les informations concernant cette nouvelle campagne de dépôt.

Comment remplir votre formulaire de demande de subvention

Vous trouverez sur cette page une aide pour remplir votre demande de subvention sur Paris subventions. Cette aide suit le déroulé de la demande, de l'étape 1 (le type de demande faite) jusqu'à l'étape 7 (Contact, RIB et attestation) ainsi que pour le suivi de vos demandes.

Elle intègre également des liens pour mieux vous documenter et vous former dans la demande de subvention.

Lors du dépôt de votre demande, vous aurez en permanence à disposition une "pastille" 'aide' qui vous ramènera sur cette page. Nous vous conseillons néanmoins de prendre connaissance de l'ensemble des informations mises à votre disposition avant de commencer la rédaction de votre demande.

Sauvegardes et envoi

À chaque fois que vous passez d'une étape à l'étape suivante, votre demande est sauvegardée automatiquement. Vous pouvez également, à tout moment, utiliser la "pastille" 'enregistrer'. Vous n'êtes pas obligé de fournir toutes les informations pour sauvegarder votre saisie. Par contre, vous ne pourrez envoyer votre demande que lorsque toutes les données et documents obligatoires sont fournis. Les étapes incomplètes sont repérables par le bouton rouge 'Compléter'.

Certaines étapes portent sur votre structure. Si vous déposez plusieurs demandes, les informations saisies précédemment seront réaffichées. Vous n'avez qu'à les actualiser au besoin. Dans le cas où vous avez déjà des demandes de subvention en cours d'étude par la Ville de Paris, vos modifications pourront être prises en compte pour ces autres demandes.

Informations à relire au préalable

Avant de démarrer votre demande, une page présente des informations que vous avez déclarées dans Paris Asso ou que nous récupérons automatiquement des bases de données de l'Etat. Nous vous invitons à les vérifier pour les actualiser dans Paris Asso ou auprès du Ministère de l'Intérieur ou de l'INSEE.

Étape 1 – type de demande

Fonctionnement/Projet/Investissement

Vous cocherez dans cette partie la nature de votre demande :

Fonctionnement : la subvention sollicitée vise à financer une partie du fonctionnement général de l’association et non à financer un projet précis

Projet : la subvention sollicitée vise à financer un ou des projet(s) mis en œuvre par l’association.

Investissement : la subvention d'investissement vise à financer des achats durables de matériel, de biens d'équipement et/ou de travaux

Intitulé de la demande de subvention

Il s’agit de l'intitulé de votre demande qui doit permettre d’identifier facilement votre projet dans son idée générale avec ses valeurs, et particulière avec la ou les thématiques qui permettront d’orienter votre demande vers les directions opérationnelles de la ville de Paris dédiées à votre projet.
Ayez à l’esprit que votre demande peut être orientée vers plusieurs élu-e-s en même temps : Culture/solidarité, Solidarité/jeunesse, Développement économique/handicap/innovation, etc….

Étape 2 – Informations sur votre structure

Attention

Les informations enregistrées dans cette partie seront prises en compte pour toutes vos demandes en cours.

Relations avec les autres structures

Vous renseignerez dans cette partie, le cas échéant, si votre association est adhérente d'une Fédération ou d'une Union d'associations. On entend ici une véritable adhésion (inscrite dans les statuts) et non pas un simple partenariat avec un réseau associatif ou une fédération.

Moyens humains au 31 décembre de l'année écoulée

Vous renseignerez dans cette partie :

Le nombre d'emplois aidés : nombre de personnes employées grâce à une aide publique dédiée à l'emploi (par exemple : PEC - Parcours Emploi Compétence - Adulte Relais – Postes Fonjep…)
Le nombre de volontaires : c’est-à-dire de toute personne que vous avez engagée par un contrat spécifique et une indemnisation (Service civique, volontariat de solidarité internationale, corps européen de solidarité…)
Le nombre de personnes mises à disposition : c’est-à-dire toute personne détachée de son administration et qui travaille pour votre association
Le nombre de salariés en Équivalent Temps Plein Travaillé (ETPT) : l’Équivalent Temps Plein Travaillé sert à mesurer le travail fourni par un employé. Il est égal à 1 pour un employé à plein temps. Afin de calculer votre ETPT, vous devrez additionner toutes les heures travaillées par les salariés à plein temps et à temps partiel, puis diviser le résultat par le nombre d'heures travaillées annuellement par un employé à temps plein.

Exemple : une association compte 3 salariés, répartis de la manière suivante :

1 salarié à temps plein présent toute l’année : il représente 1 ETPT (1 x 12/12)
1 salarié à temps partiel (80%) présent toute l’année : il représente 0,8 ETPT (1 x 0,8 x 12/12)
1 salarié à temps partiel (80%) recruté le 1er juillet : il représente 0,4 ETPT (1 x 0,8 x 6/12) Cette association emploie donc 3 salariés qui représentent 2,2 ETPT (1 + 0,8 + 0,4).

Étape 3 – Informations financières

Date de clôture

La date de clôture des comptes est-elle le 31 décembre ?
En cochant "non", vous pourrez préciser une autre date de clôture de vos comptes (par exemple, le 31 août pour un exercice social en temps scolaire)

Le montant total des aides publiques

Si l'association a perçu un montant total et cumulé d’aides publiques (subventions financières et/ou en nature) sur les trois derniers exercices comptables (dont l’exercice comptable en cours) supérieur à 500 000 € , vous cocherez "oui"

Impôts commerciaux

Lorsqu'elles exercent des activités de vente de biens ou de services qui peuvent être concurrentielles des entreprises, les associations sont susceptibles d’être imposées : TVA, IS (Impôts sur les sociétés) et CET (Contribution économique territoriale).

Il leur est possible toutefois de bénéficier d’une franchise d'imposition sous certaines conditions: secteur lucratif non prépondérant et chiffre d'affaire dans ce secteur inférieur à 73 518€ sur une année civile.

Documentation :
> En savoir plus

Formations :
> Le régime fiscal des associations Loi 1901 (distanciel)
> Le régime fiscal des associations (présentiel)
> Générer des ressources financières par des activités économiques (distanciel)
> Générer des ressources financières par des activités économiques (présentiel)

Budget prévisionnel de la structure

Le budget prévisionnel de l’association est une prévision des dépenses et des recettes nécessaires au fonctionnement de l’association dans l’année pour laquelle est demandée la subvention. Basé sur une évaluation précise des coûts et des recettes projetés, le budget prévisionnel doit être équilibré.

> Modèle de budget prévisionnel et sa notice explicative

Formations :
> Le budget prévisionnel de son association (distanciel)
> Le budget prévisionnel de son association (présentiel)

Comptes précédents validés

Selon votre situation, vous devez remplir un tableau synthétique, fournir vos comptes et bilans ou les deux. Dans tous les cas, les Procès-Verbaux attestant de la validation des comptes par votre assemblée générale sont requis.

Tableau des comptes précédents

Ce tableau vise à faire connaître de façon synthétique l'état des finances de votre association sur les deux dernières années pour lesquelles les comptes ont été validés par votre assemblée générale. Il est obligatoire de fournir ces comptes 6 mois après leur date de clôture.

Pour les associations à faible budget ou qui font un simple suivi recettes/dépenses, vous n'y renseigneriez que ce que vous pourrez ou vous ajouterez 0.

Structure non créée : vous cocherez ici, la ou les années où l'association n'était pas encore créée.

Charges dont charges de personnel : vous porterez aux années correspondantes toutes les dépenses de fonctionnement de l'année écoulée à la clôture des comptes. Dans les charges de personnel figurent toutes les charges RH hors bénévolat : salaires bruts, cotisations patronales, indemnités ou gratifications des stagiaires ou des services civiques et autres charges de personnel.

Produits dont aides publiques : vous reporterez aux années correspondantes toutes les recettes de l'année écoulée à la clôture des comptes (cotisations, dons, revenus d'activités, subventions…). Dans les aides publiques figurent toutes les subventions reçues en argent des collectivités et/ou de l’État et/ou de l'Union européenne qui portent sur le fonctionnement et/ou les projets de l'association (hors subvention d'investissement et hors marché public). Vous y intégrerez également le financement des emplois qui bénéficient d’une aide publique (PEC -Parcours Emploi Compétence - Adulte Relais…)

Dettes : vous renseignerez ici (s’il y a lieu) le montant des dettes (ce que l'association doit) à vos fournisseurs (ex. : une facture reçue mais pas encore payée) ou aux organismes sociaux (si vous êtes employeur) autres à la date de la clôture des comptes.

Créances : vous renseignerez ici (s’il y a lieu) le montant des créances (ce que l'on doit à votre association) des prestataires, des collectivités publiques ou autres… à la date de la clôture des comptes.

Trésorerie : vous reporterez sur cette ligne le montant de l'argent disponible à la date de la clôture des comptes: le solde des comptes courants, des éventuels placements (livret A.) et des liquidités disponibles (la caisse…).

Pièces financières

Selon le montant des subventions accordées précédemment ou du montant demandé, des pièces financières portant sur les deux dernières années pour lesquelles les comptes ont été validés par votre assemblée générale sont exigées. Il s'agit du bilan, du compte de résultat et des annexes certifiés par le Président de l'association ou par un commissaire aux comptes si l'association a bénéficié de subventions publiques supérieures à 153 000€.

Modèles de compte de résultat et de bilan
> Modèles

Formations :
> Initiation à la comptabilité simplifiée d'une association (distanciel)
> Initiation à la comptabilité simplifiée d'une association (présentiel)

Étape 4 – Rapport d'activité

Vous télé-verserez ici le dernier rapport d'activité de votre association. Le rapport d’activité (ou le rapport moral) est la synthèse des activités réalisées pendant l’année écoulée. En fonction des statuts de votre association, il doit être adopté par l’assemblée générale de ses membres.

Formations :
> Présenter un rapport d'activité, un rapport moral (distanciel)
> Présenter un rapport d'activité, un rapport moral (présentiel)

Étape 5 – Objet de la demande

Descriptif de la demande

Cette partie de description du projet, des objectifs et des bénéficiaires de vos actions doit être la plus claire, concrète et réaliste possible. Elle permet de clarifier les buts du projet mais aussi les activités ou les opérations mises en œuvre par l’association pour les atteindre.

Pourquoi ce projet ? Comment allez-vous le réaliser ? Par quels moyens concrets ? Quand souhaitez-vous le mettre en œuvre ? Sur quel(s) territoire(s) ? À qui est-il destiné ? Quel est globalement le nombre de personnes concernées par l’action du projet ou l’action de l’association si la demande concerne une subvention de fonctionnement ?

Documentation :
> Fiche

Évaluation

L'évaluation a pour objet d'apprécier l'efficacité du financement apporté en comparant ses résultats aux objectifs assignés et aux moyens mis en œuvre. Il faut donc définir ici des modalités d’une évaluation anticipée qui soit réaliste et réalisable.

Les indicateurs et méthodes d'évaluation prévus doivent permettre d’établir le bilan de votre action et d'apprécier si vos objectifs ont été atteints ou non.
Exemples : taux de participation (nombre de participants réels divisé par le nombre de participants prévus), indices de satisfaction….

Formations :
> Évaluer son projet associatif (distanciel)
> Évaluer son projet associatif (présentiel)

Moyens matériels et humains

Ici doit apparaître la description des ressources humaines (bénévoles, salariés, volontaires…) et des moyens matériels (équipements, locaux, matériels…) nécessaires à la réalisation du projet. Ce descriptif permet de faire connaître de manière concrète vos besoins dédiés au projet (ou à l’association dans le cas d’une subvention de fonctionnement) et ainsi éclairer le financeur.

Formations :
> Comment trouver, accueillir, animer et valoriser vos bénévoles
> Gérer les bénévoles et les volontaires de son association (distanciel)
> Gérer les bénévoles et les volontaires de son association (présentiel)
> Créer un emploi dans une association

Définition d'un équivalent temps plein travaillé (ETPT)

L'équivalent temps plein travaillé (ETPT) sert à mesurer le travail fourni par un employé. Il est égal à 1 pour un employé à plein temps. Afin de calculer l'ETPT, vous devrez additionner toutes les heures travaillées par les salariés à plein temps et à temps partiel, puis diviser le résultat par le nombre d'heures travaillées annuellement par un employé à temps plein.

Exemple : une association compte 3 salariés, répartis de la manière suivante :

1 salarié à temps plein présent toute l’année : il représente 1 ETPT (1 x 12/12)
1 salarié à temps partiel (80%) présent toute l’année : il représente 0,8 ETPT (1 x 0,8 x 12/12)
1 salarié à temps partiel (80%) recruté le 1er juillet : il représente 0,4 ETPT (1 x 0,8 x 6/12) Cette association emploie donc 3 salariés qui représentent 2,2 ETPT (1 + 0,8 + 0,4).

Budget prévisionnel du projet

Le budget prévisionnel du projet déposé est une prévision (évolutive) des dépenses et des recettes nécessaires à la réalisation du projet, dans l’année pour laquelle est demandée la subvention. Les sommes présentées sont donc différentes du budget prévisionnel de l’association, sauf si la demande porte sur le financement global de l’association.

Peuvent aussi y être intégrées les charges « indirectes » au projet et/ou les ressources « propres » affectées au projet. Comme le budget prévisionnel de l’association, il doit être réaliste, réalisable et si possible équilibré (un excédent « raisonnable » est toutefois permis).

Modèle de budget prévisionnel :
>Modèle

Formations :
> Le budget prévisionnel de son association (distanciel)
> Le budget prévisionnel de son association (présentiel)

Contributions volontaires en nature (CVN)

Les contributions volontaires en nature sont effectuées à titre gratuit.
Elles correspondent au bénévolat, aux mises à disposition de services (par exemple le don d’une prestation ou de locaux), ainsi que des biens (par exemple du don de matériel ou du don alimentaire qui sera redistribué. La valorisation du bénévolat peut se calculer sur la base du SMIC horaire et celle d’un bien reçu à titre gratuit, sur la base du prix qui aurait été acquitté dans des conditions normales de marché.

Formations :
> Initiation à la comptabilité simplifiée d'une association (distanciel)
> Initiation à la comptabilité simplifiée d'une association (présentiel)

Étape 6 – Pièces complémentaires

En fonction de la thématique concernée par votre demande ou de l'appel à projets auquel vous répondez, vous devez fournir des pièces complémentaires spécifiques.
Les documents spécifiques aux appels à projets sont précisés dans leur règlements.
> Voir la liste des appels à projets.

Pour fournir une pièce complémentaire, cocher la case correspondante, par exemple 'licence d'entrepreneur du spectacle' et une zone de dépôt s'affichera pour déposer votre document.

Étape 7 – Contact, RIB et attestation

Pour fournir votre RIB la première fois, cochez la case 'Le RIB que je souhaite renseigner n'est pas dans la liste.' Une zone de dépôt s'affichera qui vous permettra de joindre un fichier à votre demande de subvention. Vous retrouverez ce RIB lorsque vous déposerez de nouvelles demandes.

Si vous n'êtes pas le.la représentant.e légal.e de l'association, par exemple la directrice ou le directeur salarié.e, en cliquant sur "non" vous devrez télécharger le mandat de pouvoir de représentation.

Suivre ses demandes

Le menu de navigation en haut de l'écran comprend un lien « Suivre mes demandes ».

Illustration du chemin d'accès au suivi des demande

Ce lien ouvre un écran comprenant un onglet 'Mes demandes en cours' qui liste les demandes de l'année en cours et celles de l'année précédente dont le compte rendu financier (bilan qualitatif et financier de l'action) n'a pas encore été validé.

Vous pouvez visualiser la liste des demandes et leur statut, reprendre une demande en cours de rédaction (statut brouillon) ou la supprimer, consulter le détail d'une demande envoyée ainsi que les documents spécifiques à cette demande.

Dans la version actuelle de Paris Subventions, il n'est pas possible de consulter les informations portant sur votre structure et non pas une demande en particulier. Cette possibilité sera ajoutée dans une prochaine version.

Comment envoyer une demande enregistrée en brouillon

Vous retrouvez également sur cet écran les demandes que vous avez sauvegardées sans les envoyer. Elles apparaissent avec le statut 'brouillon' en haut de la liste de vos demandes. Pour poursuivre votre demande, cliquez sur le bouton 'Reprendre'. Vous pouvez également 'Supprimer' une demande que vous ne souhaitez plus envoyer.

Illustration de la fonction de reprise d'un brouillon

Suivre le traitement de votre demande

Quand vous envoyez votre demande de subvention, un mail vous permet de garder une trace de son dépôt. Un second mail vous informe au bout de quelques jours de sa transmission à un service particulier de la Ville en fonction de sa thématique avec un numéro de dossier.

Dans Paris Subventions, le statut de votre demande évolue au fil de son traitement par la Ville de Paris :

En attente de vérification : La complétude de votre demande doit être vérifiée par les services. Quand vous venez d'envoyer votre demande, seul son intitulé est affiché. Une fois que le service vers lequel elle a été orientée a confirmé sa prise en charge, son nom est également affiché avec le numéro du dossier sous lequel la demande est instruite.
En attente de décision : La complétude de votre dossier a été confirmée. Il peut être soumis aux élu·e·s pour décision.
Voté / Non financé : Le Conseil de Paris a voté la subvention ou celle-ci n'a pas été accordée. En cas de décision favorable, la date de la séance du Conseil de Paris et un numéro de délibération sont affichés. En général, ce numéro apparait également dans la référence du paiement de la subvention. Ceci facilite le rapprochement entre le paiement constaté sur votre relevé bancaire et la demande de subvention qui en est à l'origine.

Illustration d'une demande qui vient d'être déposée

Illustration d'une demande de subvention dont un service a confirmé la prise en charge

Illustration d'un dossier de demande de subvention dont la complétude a été confirmée

lllustration d'une subvention qui a été votée par le Conseil de Paris

Envoyer un message ou un document aux services instructeurs

Le service Paris Subvention permet de répondre à trois situations distinctes :

Répondre à une demande d'information de la Ville de Paris
Poser une question ou fournir spontanément un complément
Déposer le "Compte Rendu Financier" de votre action suite à une subvention attribuée, conformément à l'article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations).

Répondre à une demande d'information de la Ville de Paris

Si un service de la Ville de Paris vous demande un complément pour l'instruction d'une demande de subvention, le contact que vous avez désigné pour le suivi de cette demande est prévenu par un mail. La demande est ensuite consultable via l'alerte affichée en page d'accueil du service Paris Subventions ou le menu 'Messages'. Vous pouvez y répondre par un message et y joindre les éventuels documents demandés. L'historique de vos échanges reste visible.

Illustration de la page d'accueil de Paris Subvention avec des messages en attente

Illustration d'un message reçu dans Paris Subventions

Poser une question ou fournir spontanément un complément

A chaque étape, nous vous informons du délai à prévoir jusqu'à la suivante. Si des précisions ou documents complémentaires sont nécessaires, vous serez prévenus via la messagerie de Paris Subvention. Si néanmoins vous avez une question à poser ou si vous vous apercevez par vous-même qu'un document doit être ajouté, ouvrez le menu 'Messages' et cliquez sur 'Créer un message'.

Choisissez la demande de subvention concernée et saisissez votre message. Vous pouvez au besoin y joindre des pièces.

Illustration de l'écran 'Créer un message'

Déposer le "Compte Rendu Financier" de l'action

Le compte rendu financier doit être déposé dans les six mois suivant la fin de l'exercice pour lequel la subvention a été attribuée (article 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 relative aux droits des citoyens dans leurs relations avec les administrations). Pour ajouter le compte financier de votre action, sauf consigne contraire du service qui vous a attribué la subvention, vous devez utiliser le formulaire CERFA 15059*02.

Quand une subvention a été attribuée suite à une demande de subvention et qu'il n'y a plus de décision en attente concernant celle-ci, un bouton 'Ouvrir et justifier' est affiché sur l'écran 'Suivre mes demandes'. Il ouvre l'espace de dépôt du Compte Rendu Financier.

Illustre du bouton 'Ouvrir et justifier' sur l'écran 'Suivre mes demandes' ouvrant l'espace de chargement du Compte Rendu Financier

Zone de chargement du Compte Rendu Financier sur l'écran 'Documents de la demane'

Consulter la rubrique « comment financer mon association »

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Attention : nous ne pouvons pas vous répondre par ce biais (n’incluez pas d’information personnelle). Si vous avez une question, souhaitez un suivi ou avez besoin d’assistance : contactez la ville ici.

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