Pratiqué par 30 % de la population active, soit près de 7 millions de salariés, le télétravail a permis de concilier confinement et poursuite de son activité durant la crise sanitaire… mais souvent de manière improvisée et contrainte.

D'après l'Institut national de recherche et de sécurité (INRS), travailler à son domicile présente de nombreux risques, si cette pratique n'est pas suffisamment préparée et accompagnée : isolement, hyperconnexion au travail, déséquilibre entre vie professionnelle et personnelle et manque de cohésion du collectif notamment. De plus en plus de structures voient cependant l'avenir dans ce mode d'organisation.

Pour en contenir les effets nocifs, ces deux start-up proposent à leur manière des solutions pour améliorer la communication digitale dans le cas de Mailoop, ou pour mieux intégrer les nouveaux collaborateurs, même à distance, comme le propose Teelt.

Savez-vous écrire un e-mail ? A priori, oui. Recevez-vous trop de mails ? Sûrement. Avez-vous conscience de la perception de vos courriels par le reste de l'équipe ? Pas forcément. Or la généralisation du télétravail pendant la crise sanitaire a augmenté ces échanges électroniques.

Créé fin 2017, Mailoop propose une solution pour « changer le rapport aux e-mails afin de gagner en efficacité, en qualité de vie au travail et réduire son bilan carbone. » D'après la structure, « près de 35 % des e-mails internes ne sont pas lus, alors que 30 % de la journée est consacré à trier, organiser et planifier ses courriels ». Arthur Vinson, co-fondateur de la solution, souligne le « côté pathologique » du mail. « C'est toujours les mêmes problèmes : il y a trop de gens en copie, on y traite pas du sujet, il peut arriver en dehors des horaires et le ton non-violent n'est parfois pas respecté. »

Avec ses associés Édouard Etancelin et Thibault Gouache, il fonde Mailoop fin 2017, avec pour objectif d' « améliorer la façon de communiquer numériquement » . Un an plus tard, la start-up est hébergée au Rhizôme, l'incubateur spécialisée Ressources humaines de Paris&Co, situé au Cargo (19^e) . L'outil Mailoop prend la forme d'un « plug-in », c'est-à-dire une extension à relier à sa messagerie. À chaque e-mail, le destinataire peut le qualifier : dire s'il est correctement ciblé, arrive dans les horaires acceptables, la qualité de l'information est pertinente et si le choix du canal de communication est le bon. Il recevra à son tour un bilan des retours de ses mails faits par ses collègues.

« Beaucoup des collaborateurs prennent conscience de leurs habitudes. Chacun a aussi sa propre définition de ce qu'est un bon e-mail. Le problème n'est pas l'outil en soi. Chacun, selon son tempérament, son caractère, son passé professionnel, rédigera des e-mails différemment. C'est comme la communication orale, entre ceux qui parlent fort et les autres plus discrets et introvertis, note Arthur Vinson. L'idée c'est que tous aient mieux conscience que la perception de ce qu'ils envoient n'est pas la même pour tous, de façon à ce que tout le monde s'aligne autour d'un référentiel défini ensemble en ateliers. »

Un travail de coconstruction de l'outil « sur-mesure » est réalisé avec la structure cliente, ce qui correspond en général à deux mois de préparation. L'équipe de Mailoop aide les salariés à formuler leurs retours de mails de manière non-violente et conçoit avec eux des chartes d'écriture des mails.

Avec le confinement, « nous avons assisté à un point de bascule passionnant », les entreprises ont pris conscience « qu'elles avaient envie de se transformer », souligne l'entrepreneur. « De nouvelles compétences sont nécessaires, comme celle de télémanager, pour accompagner les encadrants sur les nouvelles pratiques. Il existe de très nombreux outils, beaucoup des choses pour lesquelles les salariés sont rarement formés », ajoute-t-il. C'est pour cela que la start-up développe la Mailoop Academy pour septembre 2020. Son objectif : former les managers au droit à la déconnexion, lutter contre le « stress numérique », promouvoir « l'empathie numérique » ainsi que « l'écologie digitale ». Car près de 5 % de la consommation mondiale est due aux datacenters, ces gigantesques centres de stockage de données numériques. Alors, pour le monde d'après, less (e-mails) is more ?

Malgré le déconfinement, le télétravail reste de mise pour de nombreux salariés. Pour les embauches prévues avant la crise sanitaire, ou même conclues pendant, l'intégration des nouveaux collaborateurs, sans rencontre physique, peut être problématique. C'est là que la solution de la start-up Teelt, incubée également au Rhizôme de Paris&Co, entre en jeu.

Née en 2018 de l'esprit de Jonathan Dietsche et Yann Boisseau, Teelt développe des programmes d' « onboarding », c'est-à-dire d'intégration des nouvelles recrues à distance. Cette plateforme numérique se matérialise par des messages et la connexion à une web application conçue sur-mesure avec le service Ressources Humaines de l'entreprise cliente. Teelt vise à « animer le sentiment d'appartenance des nouveaux talents grâce à des étapes d'intégration claires et des outils de communication adéquats », indique Yann Boisseau, son co-fondateur. Près de 86 % des nouveaux collaborateurs prennent leur décision de rester (ou non) dans les six mois suivant leur embauche, d'après une étude sur l'industrie de Bersin by Deloitte en 2014.

Or l'intégration est un « moment fondamental pour la vie du collaborateur dans l'entreprise, quelle que soit la nature de la structure, appuie le co-fondateur. Peu sont dotées d'un processus clair d'onboarding. Or c'est une question de confiance et c'est compliqué de la regagner après ».

En décembre 2019, Teelt rejoint l'incubateur RH de Paris&Co, Rhizôme. Une quinzaine de clients (SNCF, OPCO Santé, Groupe Caisse des Dépôts…) ont alors déjà testé leur solution, qui s'adresse à la fois aux futurs nouveaux collaborateurs, à ceux en mobilité interne, aux plus anciens absents pendant un moment ainsi qu'aux freelances pour les impliquer dans la structure. Concrètement, Teelt va intervenir à différents moments-clés dans l'intégration : un mois à un jour avant l'arrivée dans l'entreprise pour fluidifier les process en amont ; le jour J, pour assurer l'accueil et la prise du poste et mettre en musique les acteurs clés ; la première semaine pour aider à appréhender l'organigramme et conforter le choix de la personne ; le premier mois pour faire en sorte que le collaborateur prenne en compte l'entendu de son poste.

« L'onboarding est très peu traité par les RH. Actuellement, la priorité est plus basique : comment remettre en marche tous les collaborateurs et assurer la reprise industrielle », convient Yann Boisseau. Mais la solution est « pensée pour faire beaucoup de choses à distance, cela permet de rassurer les personnes sur les conditions de travail » ajoute-t-il. Car « petit à petit, nous allons reprendre notre activité d'avant », assure l'entrepreneur.

Pour ce faire, la start-up a lancé dernièrement Déconfine, une application dans le cadre du déconfinement. Elle rassemble des ressources utiles, des conseils et des témoignages pour «vivre ce changement le plus sereinement».