Beaucoup d’associations ont accumulé au fil des ans de très nombreux fichiers dans leur espace documents. Celui-ci s’en trouve surchargé et son usage parfois peu confortable. Par ailleurs, un document peut comprendre une erreur ou devenir caduc, comme un RIB par exemple. Cependant, les documents peuvent déjà avoir été pris en compte par l’administration et, dans le cas d’une subvention attribuée, la réglementation impose de conserver les pièces utilisées dans son instruction pour une durée de 10 ans. Par conséquent, passé un délai d'une heure, il n’est plus possible de supprimer un fichier déposé sur Paris Asso.

Pour plus de confort et pour vous assurer au besoin qu’un document ne sera plus utilisé à l’avenir, une fonction d’archivage a été créée.

Pour archiver un document, cliquez sur le bouton dont l'icône figure une boite d'archive .

Au clic, une fenêtre pop-in de confirmation apparaît. Après avoir cliqué sur « confirmer », le document archivé apparait dans la rubrique « Documents archivés » en dessous de celle des « documents mis à disposition par votre association ».
Pour y accéder, cliquez sur le chevron, ce qui « dépliera » la section.

Vous pouvez renommer le document pour préciser la raison de son archivage. Pour cela, cliquez sur le bouton avec l’icône figurant un crayon.

Il est également possible de « rétablir » un document. Pour cela, cliquez sur le bouton qui se trouve en bout de ligne. Le document est alors à nouveau affiché dans la section des « documents mis à disposition par votre association ».

Paris Asso permet à plusieurs utilisateurs d’intervenir, chacun avec son propre compte de connexion. Sa nouvelle version permet à chacun de consulter l’historique des modifications des informations de la structure, d’un de ses documents ou utilisateur et d’identifier qui est intervenu.

Sur la page d’accueil de Paris Asso en cliquant sur le bouton « Mon Asso », vous affichez le détail des informations de votre structure. Pour accéder à l’historique des modifications apportées à ces informations, cliquez sur l’un des boutons « Historique ».

Au clic, un tableau présente les actions effectuées, qui en est l’auteur et à quelle date. Lorsque l’action a été effectuée par un administrateur, la mention « Ville de Paris » est affichée.

Pour les documents et les utilisateurs. on accède à l’historique en cliquant sur le bouton