Rapport de la médiatrice de la Ville de Paris 2007

Améliorer le fonctionnement de notre administration

La commission de simplification des documents administratifs

Présentation

La diversité des missions de la Ville de Paris (à la fois commune et département) et sa taille induisent un nombre de prestations, donc de démarches et de formulaires considérable : plus de 400 formulaires administratifs ont été recensés à ce jour.

C’est pourquoi la Ville a engagé une politique d’amélioration et de simplification de ces documents et des démarches correspondantes. Cet objectif constitue l’une des missions confiées par le Maire à son adjointe chargée de la médiation, Frédérique CALANDRA. Cette initiative s’inscrit dans la volonté d’améliorer les services proposés aux Parisiens, l’une des priorités de la mandature 2001-2008.

Afin de mener à bien cette action, la Ville a mis en place une commission de simplification des documents administratifs (COSDA), présidée par la Médiatrice. Cet organisme a vocation à examiner progressivement tous les formulaires de la Ville de Paris, notamment à l’occasion de la création de nouveaux services, de la modification, ou simplement de la réimpression de formulaires existants afin de s’assurer en particulier de :

• la conformité des renseignements et pièces justificatives demandés par rapport aux textes en vigueur (lois et règlements) ;

• la conformité de ces formulaires à la charte graphique de la Ville, définie par la direction générale de l’information et de la communication (DGIC) ;

• leur qualité au regard des exigences de simplicité, de lisibilité et de clarté que les usagers sont en droit d’attendre : présentation générale du document, structure, caractères, simplicité des mots et expressions utilisés, existence d’informations pour aider l’usager, nombre et nature des éléments ou pièces justificatives demandés sont autant de points examinés par la COSDA.

Cette action s’inscrit également dans le contexte du développement des technologies de l’information. Le téléchargement de formulaires à imprimer ainsi que la mise en place de téléprocédures constituent un élément essentiel de la simplification des relations entre l’administration parisienne et ses usagers. La COSDA se préoccupe en ce sens des modalités de téléchargement du formulaire et peut, au travers de leur examen, s’interroger sur la procédure spécifique de ce téléchargement. Notons enfin que les formulaires validés par la COSDA comportent un logo particulier.