Conflits d'usage : créer une charte locale

Concertation, le Grand moment

Les étapes

1. La réunion publique
La réunion publique constitue le point de départ de la concertation. A cette occasion, il est important de veiller à ce que tous les participants en ressortent avec une vision claire du contexte et des objectifs du projet.

La présence de l’élu concerné est nécessaire. L’intention politique soutenue par l’élu fixe le démarrage du travail et apporte une plus forte légitimité au projet.
Faire connaître le lancement de la concertation dans le quartier permettra de mobiliser les futurs participants au groupe de travail.

Si le contexte s'y prête, le diagnostic pourra être présenté au débat public, par exemple quand il s'agit d'envisager de nouveaux aménagements. En revanche, si des conflits existent entre différents acteurs, il est préférable de consacrer le débat du public à l'expression des participants sur leurs attentes.

Le déroulement de la réunion publique pourra éventuellement reprendre les thèmes du diagnostic. Ainsi les participants auront l'opportunité de s'exprimer sur chacun des thèmes.

A l’issue de la séance, les participants les plus impliqués s’inscriront pour faire partie du groupe de travail. Il faudra veiller à la représentativité des membres du groupe de travail.
2. La constitution du groupe de travail
Les principes
L’efficacité du groupe dépend des comportements des acteurs, du respect qui s’instaure entre eux et de leur motivation.
Des qualités relationnelles et d’expression orale sont nécessaires pour mener une concertation afin de pouvoir gérer des situations conflictuelles.

Il est important de bien mesurer la disponibilité des acteurs pour constituer le groupe de travail. Ils doivent s’engager personnellement à participer à toutes les réunions de travail.
Qui impulse, qui pilote ?
Le responsable du projet est l’élu, il peut s’agir du maire d’arrondissement ou de l’adjoint au maire chargé de la délégation concernée. Plusieurs élus peuvent aussi être associés au dispositif à différentes phases du projet.
Le rôle de l’élu dans l’avancement du projet de charte est moteur :

- il est le président des rencontres avec les partenaires et les habitants ;
- il aide à prendre les décisions finales à l’issue de la concertation.
Qui prépare, organise et met en œuvre ?
L’équipe de projet choisie par l’élu lui assure un soutien tout au long de la démarche :

- elle fixe les règles dès le départ (définit les objectifs, respecte scrupuleusement les échéances, les temps de réunions…) ;
- elle sensibilise et oriente l’élu ;
- elle accompagne l’élu dans les séances de travail, écoute et recueille les points de vue, suggère les adaptations possibles ;
- elle intègre les solutions proposées par le groupe dans le projet de charte ;
- elle veille à la bonne réalisation des tâches logistiques qui sont déterminantes pour le bon déroulement de la concertation (gestion de fichiers, mise en forme des comptes-rendus, préparation des réunions, rédaction et diffusion du projet de charte…).
Quelles compétences mobiliser ?

En fonction du projet, il faut informer et consulter très tôt les acteurs internes à la Ville et mesurer leur niveau d’implication. Une expertise extérieure éventuelle peut enrichir le débat en apportant une connaissance particulière au projet voire être force de propositions.
3. Les séances de travail
Le groupe de travail doit permettre de valider étape par étape la future charte.
Préparer la réunion
Connaître son public (positionnement de chaque acteur)

Choisir son lieu (capacité, accessibilité)

Bien choisir le moment:

Pour imprimer une certaine dynamique, les réunions devront, dans la mesure du possible, être programmées d'une réunion sur l'autre et dans des délais assez resserrés. Une date de signature de la charte sera pré-déterminée à l’avance. 3 à 4 réunions semblent suffisantes à raison d’une fois par mois, en évitant les périodes de vacances.

Fixer des règles du jeu communes (objectifs, calendrier)

Préparer les documents de travail (feuille d’émargement, ordre du jour)
Animer la réunion
Accueillir les participants

Introduire la séance (ordre du jour, rappel des règles…)

Faire un point d’avancement

- Où en est le projet de charte?
- Les points d'actualité, les prochaines étapes ?

Assurer l’avancement du projet

- Rappeler les engagements précédemment validés dans le projet de charte ;
- Fixer les parties thématiques de la charte à aborder lors de la réunion ;
- Faire débattre sur les points problématiques du document ;
- Assurer la validation desengagements.

Conclure la réunion

- Faire une synthèse orale de la séance ;
- Valider les amendements au projet de charte ;
-  Fixer les prochaines échéances (planning, prochaine réunion).
4. L’ entre-deux
Le projet de charte
Il convient d’envoyer une semaine avant chaque réunion, une version de la charte modifiée pendant la réunion précédente afin de recueillir les avis de chacun entre deux réunions.

Chacun doit pouvoir disposer d’un niveau d’information homogène (le document de travail du projet de charte, planning, ordre du jour de la prochaine réunion).
Le compte-rendu
Le compte-rendu, distribué en début de séance, est un outil simple qui permet de faire état des débats qui ont eu lieu et des éventuelles décisions et engagements pris à l’issue de la réunion précédente. Il sert de référence au démarrage de la réunion car il synthétise fidèlement les échanges qui ont eu lieu, pour éviter que certaines personnes se sentent lésées.

La retranscription in extenso des discussions est peu enrichissante pour le débat. Il est préférable d’établir une synthèse argumentée et illustrée de propos significatifs.
La liste de diffusion
Dans la mesure du possible, les documents à valider par le groupe seront envoyées par courrier électronique.
Ainsi les participants peuvent donner leurs commentaires à la mairie avant la prochaine réunion.
Les réunions de coordination
Réunissant l’élu et l’équipe de projet, elles permettent de faire le point sur le déroulement de la démarche, de trouver des solutions aux problèmes énoncés en réunion, faire évoluer le document.