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Partager sur Facebook | Partager sur Twiter | Partager | Imprimer | A+ | A- | A=Versement et Elimination d'archives aux Archives de Paris

[28/04/2011]

Qui doit verser aux Archives de Paris ? Quels documents doivent être versés ? Quelles procédures effectuer pour verser les documents et quelle réglementation en matière d'élimination d'archives ?

 

Versement d'archives aux Archives de Paris


Informations générales
Le versement d'archives est une procédure réglementaire (livre II du Code du patrimoine, décrets du 3 décembre 1979, circulaires du ministère de la Culture), qui s'applique aux services administratifs.


Qui doit verser ?
Les services de la Ville et du département de Paris, les services déconcentrés de l'État dans le département et la région et les organismes de droit privé ayant une mission ou une délégation de service public sont tenus de verser leurs archives définitives aux Archives de Paris.


Qui peut verser ?
Les documents qui ne sont pas des archives publiques, c'est-à-dire les archives des personnes et/ou entreprises privées, des associations ou des syndicats, et qui ont un intérêt historique peuvent aussi être versés aux Archives de Paris. L'entrée des documents se fait par achat, legs, don ou dépôt. Un contrat stipulant les conditions de conservation et de communicabilité est établi entre le propriétaire des documents et les Archives de Paris.


Ce qui doit être versé ?
Les Archives de Paris n'ont pas pour mission de gérer des archives intermédiaires éliminables à terme, mais seulement des archives " définitives" .
Les archives définitives sont les documents ayant un intérêt historique ou probant à long terme, mais n'ayant plus d'utilité courante pour le service qui a versé les documents.


Comment verser ?
La personne responsable du versement saisit par écrit les Archives de Paris pour indiquer son souhait d'effectuer un versement.
Si le principe du versement est validé et sous réserve des capacités de stockage, le responsable de la politique de collecte aux Archives de Paris demande un descriptif précis des documents : le " bordereau de versement ". Le bordereau de versement est un document contractuel signé des deux parties concernées, permettant au service versant de se décharger de sa responsabilité sur les documents, les Archives de Paris en devenant responsables.
La rédaction du bordereau de versement est à la charge du service versant. Les Archives fournissent le modèle de bordereau approprié et conseillent le service versant sur la manière de rédiger leurs bordereaux.
Une fois la liste des documents à verser établie par le service versant et validée, les Archives de Paris attribuent un numéro d'ordre aux archives versées.
Le conditionnement et le transport des documents sont à la charge du service versant.


Comment accéder aux archives versées ?
Le service versant reste propriétaire de ses archives. Il peut en demander communication par courrier.
Dans ce cas, le service versant doit préciser aux Archives la cote du ou des documents demandés. Cette information figure sur le bordereau de versement.
Le service versant effectue le transfert des documents et peut également envoyer un agent aux Archives de Paris pour consulter les documents. Tout transfert d'archives donne lieu à un transfert de responsabilité.


 

Elimination d'archives publiques

Informations générales
Toute personne, tout service ou tout organisme, société d’économie mixte exerçant une mission de service public doit respecter la réglementation en matière d'élimination d'archives publiques (livre II du Code du patrimoine, décrets du 3 décembre 1979, circulaires du ministère de la Culture).


Quels sont les services concernés ?
Les services de la Ville et du département de Paris, les services déconcentrés de l'État dans le département et la région et les organismes de droit privé avec une mission ou une délégation de service public sont tenus de demander le visa du directeur des Archives de Paris, délivrée au nom du préfet de région, préfet de Paris, pour éliminer des documents.


Ce qui doit être éliminé
Les documents ne présentant pas d'intérêt pour la recherche historique future peuvent être éliminés, à condition qu'ils n'aient plus d'utilité administrative pour le service qui les a produits ou reçus. Un document n'a plus d'utilité administrative lorsque les délais légaux de recours sont échus et que les services n'ont plus besoin de s'y référer régulièrement.


Comment éliminer des archives ?
La personne responsable du service saisit les Archives de Paris pour indiquer son souhait d'effectuer des éliminations.
Pour permettre au directeur des Archives de Paris de statuer, le service producteur des documents transmet aux Archives de Paris un bordereau d'élimination, comprenant un descriptif des documents susceptibles d'être éliminés.
La rédaction du bordereau est à la charge du service producteur. Les Archives de Paris fournissent le modèle de bordereau et tous les conseils utiles.
Une fois le bordereau d'élimination signé par le responsable du service producteur et visé par le directeur des Archives, le service producteur peut procèder à la destruction des documents. La destruction des documents est confidentielle et est effectuée par incinération ou broyage sous contrôle des Archives de Paris.
Le service producteur envoie ensuite un certificat de destruction aux Archives.

 

Pour accomplir votre démarche


s’adresser aux :
Archives de Paris
18, boulevard Sérurier
75019 Paris

 

Pour plus d'informations sur le fonctionnement des archives publiques en France, consulter le site internet des Archives de France.

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